Inrichting en implementatie Functiehuis

Voorbereidingsfase:

Hoofdactiviteit: Inventariserend en analyserend onderzoek van de bestaande situatie m.b.t. het organisatie- en formatiebeheer gericht op eenduidige beantwoording van de vragen:

Wat zijn de vastgelegde beleidsuitgangspunten: visie, missie, normen, waarden, doelstellingen, structuren en processen van de totale organisatie.
Wat zijn de kernthema’s van het strategische HRM beleid die de visie etc. ondersteunen?
Welke kernelementen van het HRM beleid moeten worden gefaciliteerd met behulp van een functiehuis en op welke wijze?
Hoe ziet de verbinding van het functiegebouw met de overige HR-instrumenten/systemen er uit?
Wat betekent dat voor de ontwerpkarakteristieken van het functiehuis en de overige HR-instrumenten/systemen?

Resultaat: een beslisdocument over het ‘waarom’, in het bijzonder de toegevoegde waarde van een functiehuis (de zgn. Businesscase), uitmondend in een goedkeurend principebesluit daarover.

Ontwerpfase:

Hoofdactiviteiten: Bepalen van het modelontwerp en opstellen programma van eisen t.a.v. functiehuis en de inrichting van het programma/project c.a.

Het opstellen van het programma van eisen, specificaties en randvoorwaarden t.a.v. het eindproduct functiehuis zoals dat zal worden opgeleverd in de ontwerpfase en vervolgens zal worden gebouwd, geëxploiteerd en beheerd door gebruikers, i.c. afnemers en andere belanghebbenden.
Het inrichten en regelen van het project- en/of programmamanagement, zoals bijvoorbeeld de inzet van (financiële, personele, kennisinhoudelijke en productieve) resources, het professioneel opdrachtgeverschap, de besturing van het project/programma, de besluitvorming, de planning&control en de risicobeheersing.
Opstellen van een Communicatieplan.

Resultaat: een goedgekeurd document over ‘wat gaan we maken’ i.z. het functiehuis en een planvormend document over ‘wie en hoe gaan (we) dat realiseren’ alsmede de communicatie met doelgroepen en belanghebbenden gedurende het project.
Realisatiefase:

Hoofdactiviteiten: concreet invullen, d.w.z. feitelijke bouw van het functiehuis en -indien vereist of gewenst - herijken van de functiewaarderingsverhoudingen c.a.

Het identificeren en categoriseren van de functiefamilies op basis van vastgelegde beleidsuitgangspunten omtrent visie, missie, normen, waarden, doelstellingen, structuren en processen in de totale organisatie en op basis van aanvullende informatieverzameling bij de organisatieonderdelen omtrent structuren, bedrijfsprocessen en functies.
Het uitwerken van de onderscheidende criteria voor functiezwaarte-niveaus per functiefamilie op basis van de bestaande of herijkte functiewaarderingsverhoudingen.
Het uitvoeren van een herijking van de bestaande functiewaarderingsverhoudingen, indien de bestaande functiewaarderingsverhoudingen voorwerp van discussie/controversieel zijn.
Het concipiëren van functietyperingen per functiefamilie en per zwaarteniveau.
Het opstellen van een gedetailleerd implementatieplan, waaronder begrepen het opleidingsplan voor onderscheiden doelgroepen (HRM, management en medezeggenschap)

Elk van de voorgaande 5 deelrealisaties wordt afgerond met een beslisdocument. Achtereenvolgens vindt in de realisatiefase besluitvorming plaats over c.q. vindt goedkeuring plaats van:

De onderscheiden functiefamilies in het functiehuis
De binnen een functiefamilie te onderscheiden criteria voor en niveaus van functiezwaarte
De normatieve functiewaarderingsverhoudingen
De uitgewerkte functietyperingen en hun relatieve zwaarte
De implementatie de daarmee te bereiken doelen.

Resultaat: een goedgekeurd en gebruiksgereed functiehuis en een goedgekeurd projectplan voor de implementatiefase, inclusief de opleiding en training aan doelgroepen.

Implementatiefase:

Hoofdactiviteit: activiteiten gericht op acceptatie en inbedding - d.w.z. het daadwerkelijk, geïntegreerd en bedoeld gebruik van het functiehuis als instrumentele basis voor strategische HRM-activiteiten.

Het verzorgen van informatie- en communicatie-rondes, presentaties, workshop, e.d. aan onderscheiden doelgroepen zoals HR-specialisten, management, medezeggenschap en medewerkers.
Het ontwikkelen en op instructieniveau uitwerken van een standaard voor eenduidige en uniforme conversie van de oude functies naar de functietyperingen van het functiehuis.
Het ontwerp, de opzet en uitvoering van opleiding, training en instructie van onderscheiden doel- en gebruiksgroepen.
Het uitwerken van procedures van beroep en bezwaar.
Het uitwerken van procedures voor beheer en onderhoud van het functiehuis.
Het formeel vaststellen van de actuele uitgangspositie van alle medewerkers in de bestaande formatieve structuur alsmede de (inrichting van) de communicatie daarover.
Het per organisatieonderdeel - zoveel mogelijk simultaan - samenstellen van conversielijsten van bestaande functies naar de functietyperingen van het functiehuis en het uitvoeren van een kwaliteits-audit daarop.
Het voor iedere medewerker formeel vaststellen van hun indeling in het functiehuis, alsmede de (inrichting van) de communicatie over de rechtspositionele en arbeidsvoorwaardelijke gevolgen.
Het invoeren in het personeelsinformatiesysteem op onderdeelniveau en consolideren op concernniveau van de conversielijsten.
Het herinrichten van het HRM-instrumentarium zo dat een transparante koppeling met het functiehuis wordt gerealiseerd en zodat de implementatiedoelstellingen worden ondersteund.
Het afhandelen van bezwaar en beroepprocedures.

Resultaat: de oude functies zijn opgeheven, iedere medewerker heeft een plaats in het functiehuis en bezwaar en beroep ter zake zijn afgehandeld. Het functiehuis is geïntegreerd met andere personeelsinstrumenten en daarmee gereed voor gebruik om uitvoering van het strategisch HRM beleid effectief uit te ondersteunen.

Exploitatie, Beheer en Onderhoud:

Hoofdactiviteiten: alle activiteiten in verband met gebruik, beheer en onderhoud van het functiehuis.

Resultaat: een geaccepteerd, actueel en met het actuele en relevante HR-instrumentarium geïntegreerd functiehuis dat als hoeksteen fungeert voor de effectieve uitvoering van het strategische HRM-beleid.

Evaluatie:

Hoofdactiviteiten: onderzoek- en analyse van het functiehuis en gerelateerd HR-instrumentarium om tot gefundeerde oordeelsvorming te komen over de effectieve ondersteuning ervan aan het HR- en Organisatiebeleid.

Resultaat: een gefundeerd oordeel over verbetermogelijkheden van het HR- instrumentarium, i.h.b. het functiehuis om effectiever bij te dragen aan het strategische HRM-beleid.